Centralita Telefónica Virtual - Manual

En la pantalla inicial podrá comprobar el detalle de sus líneas y extensiones contratadas.

Número de Líneas de Entrada:
Son líneas de entrada a la centralita con todas las funcionalidades, además de un numero geográfico, 902 asociado.

Número de Extensiones de Operadora de Automática:

Son líneas de entrada a la centralita con todas las funcionalidades de las líneas de entrada excepto el número geográfico.
Este tipo de líneas son necesarias para añadir niveles de operadora automática.

Ejp.

Nivel 1

La operadora automática de la línea de entrada le ofrece las siguientes opciones:

Pulse  “1” para atentarle en español

Pulse  “2” para atenderle en ingles.

Nivel 2

Si pulsa el “1” puede hacer un desvío a una extensión de Operadora Automática en la que puede volver  a ofrecerle un menú de opciones.

Pulse  “1” Si ya es cliente
Pulse  “2” Si todavía no lo es

Nivel 3

Si pulsa el “1” puede volver a ofrecerle  otro menú de voz desviando a otra extensión de Operadora Automática.

Pulsa el “1” Para Consultar sobre los servicios contratados
Pulsa el “2” Para reclamar una factura.

Etc

Número de Extensiones de Centralita:

En este aparatado aparecen las extensiones de centralita que usted ha contratado. Estas por defecto no están añadidas a su centralita virtual.

Para utilizarlas deberá asociarlas a una línea de entrada o de operadora de voz, una vez añadidas podrá utilizarlas para formar parte de las opciones de un menú de voz, un grupo de salto y grupo de llamadas simultaneas etc.

Una misma extensión puede asignarse a varias líneas de entrada o de operadora

Vaya a Configuración -> Extensiones.

Para añadir extensiones, primero deberá seleccionar la línea de entrada o de extensiones de operadora automática, del menú derecho a la que quiere asociar las extensiones.

Añadir una extensión.

Pulse sobre el botón "Añadir", le aparecerá un nuevo formulario donde podrá elegir una extensión de las disponibles, a la cual podrá asignarle el nombre o el departamento que la va a atender para reconocerla más fácilmente.

Las extensiones que tiene posibilidad de configurar una Operadora Automática aparecerán con el número de la extensión seguido de una “V”.

Una vez este configurada, pulse Añadir.

Si no dispone de extensiones póngase en contacto con su administrador.

Editar una extensión.

Pulse sobre el numero de extensión o agente y podrá modificar el nombre de la extensión.

Desasignar una extensión.

Pulse sobre la papelera para desasignar la extensión seleccionada, una vez desasignada no formara parte de  las extensiones de la línea de entrada.

Si necesita volver a añadirla, puede añadirla pulsando el botón “añadir” .

Para crear un grupo de salto en primer lugar es necesario crearlo asignándolo a una pulsación de un menú de voz o a un desvío directo, si no lo tiene creado puede hacerlo desde la pagina “Menú de voz” dentro de la opción configuración.
Anadir elementos a un grupo de salto.

Una vez creado, puede añadir los elementos del grupo de salto pulsando sobre el texto “Grupo de Salto de la página actual, o desde la página “Grupos de salto” seleccionando la pulsación.

Pulse sobre el botón "Añadir", le aparecerá un menú con los siguientes campo.

Orden: El orden no se puede elegir, empieza en el “0” y se va incrementando según se vayan añadiendo elementos.

El número de “Orden” corresponde al orden del elemento, en el grupo de salto.  

Salto: Un salto pude hacerse entre los siguientes elementos.

     1.) Extensión: Si incluye una extensión en el grupo de salto, esta sonara en el orden que haya configurado en el campo “Orden”.

     2.) Extensión de Operadora de voz: Este tipo de extensiones tiene todas las características de una línea de entrada a la centralita, incluyendo un menú de voz, por lo que la puede utilizar para ofrecer nuevas opciones.

     3.) Llamadas simultáneas: Si incluye esta opción en el grupo de salto, podrá hacer que suenen hasta cinco extensiones simultáneamente.  

     4.) Locución / anuncio: Incluyendo esta opción en el grupo de salto se reproducirá la locución que usted haya grabado

     5.) Buzón: Si incluye esta opción en el grupo de salto, se reproducirá la locución que usted haya grabado para este fin y le dará opción al cliente a dejar un mensaje.

Rings: Indique el numero de rings que desea que suene el elemento del salto, hasta que pase el siguiente elemento del grupo de salto

Fuera de este horario, los clientes que le llamen escucharan la locución “Fuera de horario” que usted debería haber grabado a tal efecto.

Puede añadir los días festivos por cada línea de entrada o de operadora de voz. Las llamadas que se reciban los días añadidos a la lista, serán atendidos por la locución “Festivo”

Añadir
Para añadir los días festivos, en primer lugar deberá seleccionar la línea del menú lateral derecho.

Pulse sobre el icono del calendario para seleccionar la fecha del día festivo que desea añadir a la lista y añádale una descripción, una vez introducidos los datos pulse añadir.

Editar
Para editar el día festivo, pulse sobre la fiesta, aparecerá un formulario donde podrá modificar la fecha y el literal de la fiesta, una vez lo haya modificado pulse “Guardar”.

Eliminar
Para eliminar una fiesta, pulse el icono de la papelera y confirme el borrado.

Para configurar el buzón de voz, vaya a la página “Buzón” y seleccione la línea de entrada que desea configurar.

Dirección de Correo

Introduzca dirección de correo donde desea que le envíen los mensajes, pulsando sobre el texto “introduzca un e-mail”.

Le aparecerá un formulario con un campo para que introduzca la dirección de correo, una vez introducida pulse “Guardar”.

Para modificar la dirección de correo, pulse sobre la misma y edítela en el formulario de debe aparecerle, una vez modificada pulse “Guardar”.

A partir de ahora si introduce el buzón de voz en un grupo de salto, cuando salte a esta opción se reproducirá la locución que usted debe grabar, indicándole al cliente que deje un mensaje, este será remitido a la dirección de correo que usted haya introducido.

Clave del buzón de voz.

Por defecto la clave es “0” pulse sobre el texto “Cambiar la clave del buzón”, le aparecerá un formulario para que introduzca una contraseña de cuatro dígitos, repítala y pulse “Guardar”.

Como escuchar los mensajes?

    1.) Desde la propia línea de voip:
    Maque el 150 desde la línea de voip y siga las instrucciones que le dará un menú de voz.

    2.) Desde cualquier línea de Voip :
    Marque el 151, el sistema le pedirá el número de línea de voip y una password, una vez introducidos, siga las instrucciones   del menú de voz.

    3.) Desde cualquier teléfono.
    Marque el 902884418, el sistema le pedirá el número de línea de voip y una password, una vez introducidos, siga las instrucciones   del menú de voz.

    4.) Desde la cuenta de correo que usted haya configurado.
    Entre en su e-mail y allí encontrara los correos que le hayan dejado sus clientes con un fichero anexo en formato wav.

.

Puede personalizar la locución que se reproducirá cuando salte el buzón de voz.

Puede personalizarlo de dos formas:

Desde la propia línea

Para grabar la locución, deberá pulsar el código 1506 desde el teléfono donde tenga configurada la línea.
Para finalizar la grabación deberá pulsar la tecla #.

Para escuchar la grabación marque el 506.

Desde el panel de la centralita virtual. (Solo para las lineas de entrada o de Operadora de voz)

Puede grabar la locución en un fichero mp3 llamado buzon.mp3, no debe ocupar más de 1.024 Kb.

Para subirlo, vaya a la pagina pulse sobre el botón “Buscar” y selecciónelo, una vez seleccionado pulse “Subir”, cuando haya terminado de subir el fichero aparecerá el mensaje “Sompletado”.

Para escucharlo puede pulsar sobre el botón “Buzón de voz”

La locución de bienvenida es la primera locución que escucharan sus clientes cuando llamen a su línea de entrada. Puede enviar el fichero a través del panel de control o marcar el código 1502 desde la propia línea de voip.

Puede personalizarla de dos formas:

Desde la propia línea. (Para todas las lineas y extensiones)

Para grabar la locución, deberá pulsar el código 1502 desde el teléfono donde tenga configurada la línea.
Para finalizar la grabación deberá pulsar la tecla #.

Para escuchar la grabación marque el 502.

Desde el panel de la centralita virtual. (Solo para las líneas de entrada o de Operadora de voz)

Puede grabar la locución en un fichero mp3, renómbrelo con el numero de voip asociado a su línea de entrada, ejp 5XXXXXXXX.mp3, no debe ocupar más de 1.024 Kb.

Para subirlo, vaya a la pagina pulse sobre el botón “Buscar” y selecciónelo, una vez seleccionado pulse “Subir”, cuando haya terminado de subir el fichero aparecerá el mensaje “Completado”.

Para escucharlo puede pulsar sobre el botón “Bienvenida”

La locución “Fuera de Horario” será la que escuchen sus clientes cuando le llamen fuera del horario que usted haya establecido en la pagina “Horario”. Puede enviar el fichero a través del panel de control o marcar el código 1503 desde la propia línea de voip.

Puede personalizarla de dos formas:

Desde la propia línea. (Para todas las líneas y extensiones)

Para grabar la locución, deberá pulsar el código 1503 desde el teléfono donde tenga configurada la línea.
Para finalizar la grabación deberá pulsar la tecla #.

Para escuchar la grabación marque el 503.

Desde el panel de la centralita virtual. (Solo para las líneas de entrada o de Operadora de voz)

Puede grabar la locución en un fichero mp3, renómbrelo como fueraHorario.mp3, no debe ocupar más de 1.024 Kb.

Para subirlo, vaya a la pagina pulse sobre el botón “Buscar” y selecciónelo, una vez seleccionado pulse “Subir”, cuando haya terminado de subir el fichero aparecerá el mensaje “Completado”.

Para escucharlo puede pulsar sobre el botón “Fuera de Horario”

Es la música que escucharan sus clientes hasta que pueda atender la llamada.

Puede personalizarla de la siguiente manera.

Desde el panel de la centralita virtual. (Solo para las líneas de entrada o de Operadora de voz)

Puede grabar la locución en un fichero mp3, renómbrelo como locucion.mp3, no debe ocupar más de 1.024 Kb.

Para subirlo, vaya a la pagina pulse sobre el botón “Buscar” y selecciónelo, una vez seleccionado pulse “Subir”, cuando haya terminado de subir el fichero aparecerá el mensaje “Completado”.

La locución “Festivo” será la que escuchen sus clientes cuando le llamen los días que usted haya establecido como festivos en la pagina “Festivos” del panel de control de la centralita virtual. Puede enviar el fichero a través del panel de control o marcar el código 1504 desde la propia línea de voip.

Puede personalizarla de dos formas:

Desde la propia línea. (Para todas las líneas y extensiones)

Para grabar la locución, deberá pulsar el código 1504 desde el teléfono donde tenga configurada la línea.
Para finalizar la grabación deberá pulsar la tecla #.

Para escuchar la grabación marque el 504.

Desde el panel de la centralita virtual. (Solo para las líneas de entrada o de Operadora de voz)

Puede grabar la locución en un fichero mp3, renómbrelo como festivo.mp3, no debe ocupar más de 1.024 Kb.

Para subirlo, vaya a la pagina pulse sobre el botón “Buscar” y selecciónelo, una vez seleccionado pulse “Subir”, cuando haya terminado de subir el fichero aparecerá el mensaje “Completado”.

Para escucharlo puede pulsar sobre el botón “Festivo”

Utilice esta locución introduciéndola en un grupo de salto para difundir la información comúnmente solicitada, tal como:

   Horario de atención telefónica.
   La dirección de la oficina.
   Noticias.
   Promociones, etc.

Puede personalizarla de dos formas:

Desde la propia línea. (Para todas las líneas y extensiones)

Para grabar la locución, deberá pulsar el código 1507 desde el teléfono donde tenga configurada la línea.
Para finalizar la grabación deberá pulsar la tecla #.

Para escuchar la grabación marque el 507.

Desde el panel de la centralita virtual. (Solo para las líneas de entrada o de Operadora de voz)

Puede grabar la locución en un fichero mp3, renómbrelo como locucion.mp3, no debe ocupar más de 1.024 Kb.

Para subirlo, vaya a la pagina pulse sobre el botón “Buscar” y selecciónelo, una vez seleccionado pulse “Subir”, cuando haya terminado de subir el fichero aparecerá el mensaje “Completado”.

Para escucharlo puede pulsar sobre el botón “Locución / Anuncio”

Permite asociar los números de teléfono o extensiones más utilizados a números cortos de 2 cifras. Para ello deberá darlos de alta en la pagina “Marcación Rápida”.

Puede elegir si desea asociar la marcación rápida a una extensión o a todas las extensiones de la centralita.

La  marcación rápida común a todas las extensiones va de la 01 a la 49, y la marcación rápida propia de cada extensión de la 49 a la 99.

AÑADIR
Pulse sobre el botón “añadir”, le aparecerá un formulario donde podrá introducir los siguientes campos.

Extensión: En este campo podrá elegir la extensión a la que desea asignar la marcación corta, si elige “Todas las Extensiones” la marcación rápida podrá ser utilizada por todas las extensiones de la centralita.

Teléfono: Introduzca el número de teléfono fijo, móvil o línea de Voip al que desea asociar la marcación rápida.

Descripción: Introduzca una descripción para facilitar la identificación.

Una vez haya introducidos los datos pulse el botón “Guardar”

EDITAR
Pulse sobre el registro que desea editar, aparecerá un formulario donde podrá modificar el teléfono y la descripción.

ELIMINAR
Para eliminar la marcación rápida, pulse sobre el icono de la papelera y confirme el borrado.

Vaya a  esta opción para hacer un seguimiento de las llamadas que se han hecho desde las distintas extensiones que componen la centralita.

Desde esta opción podrá ver las llamadas recibidas por las distintas extensiones que componen la centralita.