¿Por qué es importante tener un buen saludo de bienvenida a la empresa?

Alrededor del 62% de los clientes dejan de hacer negocios con una empresa después de obtener una mala experiencia con el servicio de atención al cliente.

 Esto demuestra que para asegurar que las llamadas perdidas no signifiquen negocios perdidos, es necesario tener un agente que atienda cada llamada que se haga a su organización. Añadir una recepcionista virtual a la línea telefónica de su empresa no sólo garantiza que todas las llamadas se respondan inmediatamente, sino que también ofrece a quienes llaman la imagen profesional que necesita para hacer crecer su negocio.

¿Cómo crear un saludo de bienvenida eficaz para la empresa?

No basta con utilizar un sistema telefónico profesional para empresas. La forma en que el mensaje de bienvenida saluda a los clientes es igualmente importante. Aquí hay siete consejos para crear saludos de bienvenida de recepcionistas virtuales eficaces.

1) Tener un saludo claro

Las empresas que dependen de la recepcionista virtual, necesitan un saludo claro para dar la bienvenida a las personas que llaman, hacer y responder preguntas y dirigir a la gente al agente o departamento apropiado. El saludo puede comenzar con un agradecimiento por la llamada o el negocio. Esto ayuda a los clientes a sentirse valorados y atendidos. Una buena idea es decir el nombre de la empresa o del negocio y, a continuación, el eslogan de la empresa.

2) Asegúrate de que el saludo es breve y responde a las necesidades de la persona que llama

El tiempo de la persona que llama es precioso, así que evita grabar saludos largos y molestos. Mantenga el mensaje corto y nítido. De este modo, las personas que llaman no se aburren ni se irritan cuando están en línea y esperan a marcar el número correcto para comunicarse con el departamento adecuado.

Recuerda también que las necesidades de sus clientes deben ser lo primero. Intenta no sobrecargar al recepcionista virtual con una multitud de opciones de menú. Limítate a mencionar dos o tres de las alternativas más comunes por las que es más probable que llamen los clientes, sin alargarlo demasiado. Por último, ofrezca la opción de conectar con una persona en directo pulsando un botón o permaneciendo en línea.

3) Sea amable y acogedor

Lo último que quiere es parecer hostil y poco receptivo con sus interlocutores. Es definitivamente una gran desventaja y no es la manera de atraer a los clientes potenciales y clientes. Asegúrese de que el saludo de la recepcionista virtual esté compuesto por dos o tres frases agradables. Sea cortés y dé la bienvenida a los que llaman antes que nada.

4) Garantizar una experiencia de llamada excelente

La mala calidad del sonido, el ruido de fondo y el acento irreconocible de una recepcionista virtual son formas muy comunes que arruinan la marca y la imagen de la empresa. Tenga en cuenta que el saludo automatizado grabado es la primera impresión que da a los que llaman, por lo que tiene que ser perfecto. Asegúrese de que el saludo sea profesional elaborando un guión bien pensado.

5) Haz que el saludo sea humano y accesible

Los cliente que llaman se molestan cuando tienen la impresión de estar hablando con un robot. Asegúrese de que el mensaje no suene robótico, debe ser lo más parecido a un ser humano.

Piensa en grabar las opciones del menú con tu propia voz. Después, escucha el menú y vuelve a grabar las partes que parezcan torpes, tensas y difíciles de comprender. Recuerda que el saludo es lo primero que escuchan los clientes que llaman, así que asegúrate de que no suene apresurado. Hay que asegurarse de que la primera impresión sea inmejorable.

6) Cosas que no debes hacer

No compliques demasiado el saludo y abstente de mencionar un eslogan o un lema simplemente para rellenar el saludo. Limita el saludo a dos o tres frases y no sobrepase ese límite. Si eliges una respuesta para cuando el recepcionista virtual tenga que decirle a la persona que llama que se repita, abstente de decir «¿qué?» y prueba con «lo siento. No le he oído. ¿Podría repetirlo?». Ser cortés, incluso en un mensaje automatizado, el cliente lo agradece.

7) El poder del agradecimiento

Los modales, incluso de un mensaje automatizado, mejoran la experiencia del cliente. Esto resulta especialmente útil cuando los clientes permanecen demasiado tiempo en espera y empiezan a impacientarse e irritarse. Es su responsabilidad asegurarse de que sepan que valora su paciencia y su negocio. El simple hecho de agradecer al cliente su tiempo y su tolerancia ayuda a que la persona que llama se sienta apreciada.

Conclusión

La forma en que las empresas y organizaciones tratan a los clientes desempeña un papel muy importante en el mantenimiento y la promoción de la marca de un negocio.

Una recepcionista virtual (IVR) ayuda a mantener el flujo de negocios y mejora el nombre y la reputación de una empresa de una manera segura. Las recepcionistas virtuales están ganando mucha tracción tanto en las empresas como en los mercados de consumo.

Pueden potenciar el nombre de su organización, mejorar la atención al cliente y proporcionar un servicio de atención al cliente extraordinario. Con un saludo bien planificado y bien articulado, se asegura de no perder nunca un negocio.

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