Las empresas cada vez son mas dependientes de las comunicaciones para realizar correctamnte su trabajo. Ya sea para comunicarse entre los empleados como con las clientes en un centro de llamadas. Por lo tanto la telefonía es un elemento esencial de cualquier oficina física o virtual.

Las centralitas virtuales han evolucionado a lo largo de los años hasta lo que son hoy los modernos sistemas telefónicos empresariales. Aquí, te explicaremos todo lo que necesitas saber acerca de las centralitas virtuales, cómo funcionan los diferentes tipos de centralitas. los servicios de centralita y por qué tú negocio las necesita.

¿Qué es una Centralita Virtual?

Las centralitas telefónicas virtuales son centralitas privadas (PBX) proporcionadas por un servicio «alojado». Significa que un proveedor externo «aloja» o proporciona los servicios de su sistema PBX para hacer posible su red de comunicaciones.

Para ayudarte a entender mejor qué es una centralita telefónica virtual es bueno conocer primero el significado de PBX.

PBX son las siglas de Centralita Virtual Privada, lo que significa que se utiliza una red telefónica privada dentro de una organización. Esto le permite comunicarse libremente con las personas dentro o fuera de la empresa utilizando varios canales como VoIP que se conoce como una PBX local. Esto significa que tendrá en elemento hardware en su oficina.

Una centralita virtual tiene diferencias frente a una centralita local. Aunque las características y servicios de ambas centralitas son los mismos, el proceso de instalación es diferente. Una centralita virtual para empresas no requiere la instalación de ningún sistema de hardware en su oficina, ya que reside en la nube. Esto significa que su proveedor de PBX virtual es el responsable del mantenimiento de la tecnología fuera de las instalaciones. Por otro lado, la centralita local requiere que se instale un hardware especial en su oficina.

La centralita voz IP utiliza la VoIP,  VoIP (Voice over Internet Protocol) es un sistema que proporciona a sus usuarios la libertad de realizar llamadas utilizando los datos de Internet en lugar de una línea telefónica tradicional.

 

centralitas telefonicas virtuales

¿Cómo funciona la centralita virtual?

Aunque resulta útil saber como funciona una centralita virtual VoIP , no es necesario saber el funcionamiento interno de una centralita virtual para poder utilizarla.

Poniéndonos técnicos, podríamos decir que la VoIP obtiene las señales de audio analógicas y las convierte en datos digitales que pueden transmitirse a través de Internet, a diferencia de las líneas telefónicas tradicionales que utilizan la red telefónica pública conmutada de la vieja escuela (PSTN).

¿Qué utilidad tiene? Esto te permite convertir una conexión a Internet estándar en una forma de realizar llamadas telefónicas. El resultado práctico de esto es que mediante el uso de un softphone instalado en un teléfono móvil o un ordenador, o un teléfono IP, puedes hacer llamadas salientes a través de una conexión a Internet.

El protocolo de voz a través de Internet utiliza algoritmos informáticos llamados ”códecs” que permiten convertir la señal de voz de su teléfono en una señal digital que luego se transmite a través de Internet. En el otro extremo la señal digital vuelve a convertirse en analógica.

Para recibir llamadas necesitas un número de teléfono virtual, puedes portar el tuyo o te podemos dar un número de teléfono nuevo. Una vez la llamada entre en la centralita tendrás todas las opciones, buzón de voz, música en espera, transferencia de llamadas, horario comercial o fuera de horario y muchas mas.

 

¿Es la centralita virtual IP mejor que la centralita tradicional?

 

Como se mencionó anteriormente, el sistema telefónico PSTN (Red Telefónica Pública Conmutada) es la forma tradicional de la tecnología de comunicación. Aunque todavía se utiliza en la mayoría de las empresas, el coste de la creación de la infraestructura y el equipo es bastante caro. Por otro lado, esta costosa instalación de hardware y equipos se elimina al cambiar a una centralita virtual. Hay numerosas razones significativas por las que la centralita virtual es mucho mejor que el sistema telefónico tradicional como la RTC, y vale la pena señalar algunas de ellas:

    La comunicación a través de la PBX virtual reduce en gran medida las tarifas de las llamadas telefónicas, y en comparación con las llamadas de línea fija, es mucho más barato. La centralita virtual le da la libertad de realizar llamadas a través de una conexión a Internet, por lo que es una opción más barata que los servicios telefónicos tradicionales cuando se realizan llamadas internacionales y de larga distancia.

Sin el coste de la configuración y las cuotas mensuales y el costoso equipo que hay que proporcionar antes de poder utilizar plenamente el servicio, la centralita virtual hará sin duda que su factura telefónica mensual sea tremendamente inferior a la de las líneas telefónicas tradicionales
Otra razón importante es que un sistema PBX virtual le permitirá integrar sus teléfonos móviles y las líneas telefónicas tradicionales. Sólo significa que todas las llamadas realizadas a la línea telefónica pueden ser dirigidas a usted y a sus empleados independientemente de su ubicación. Esto aumenta significativamente la presencia de su negocio, ya que puede responder a las llamadas incluso si no está en la oficina.

¿Cuáles son las ventajas de una centralita virtual?

 

Aunque algunas de las ventajas ya se han mencionado anteriormente, vamos a resumir otros beneficios significativos de una centralita virtual para su negocio.

    Ahorro de costes – Esta es la razón número uno por la que muchas empresas ya han cambiado del sistema de línea telefónica tradicional a la centralita virtual. Dado que una centralita virtual se aloja en la nube y es atendida por su proveedor de servicios, no hay ciertos gastos con respecto a la instalación, el hardware y el mantenimiento. Aparte de eso, puede reducir el coste de contratar personal adicional para atender las llamadas telefónicas, contratar personal informático para mantener el buen funcionamiento de su sistema de comunicación. Su proveedor de servicios hace todo esto por usted.

    Espacios de trabajo ilimitados – Como la centralita virtual utiliza los datos de Internet, puede conectarse con sus contactos tanto si está en la oficina como si está en casa y trabaja, o si simplemente está descansando fuera. Si usted es el tipo de persona que está constantemente en movimiento, entonces esto se adapta a su negocio.

    Escalabilidad – ¿Qué significa esto exactamente para su negocio? Significa que un sistema PBX virtual o alojado puede adaptarse sistemáticamente al desarrollo de su negocio. Tanto si el número de su personal disminuye como si aumenta, también puede eliminar o añadir líneas telefónicas y extensiones.

 

centralitas virtuales

Herramientas y funciones de automatización

Una de las ventajas significativas de la centralita virtual son las herramientas y características de automatización, que no se pueden encontrar en una línea telefónica tradicional. Hemos hecho una lista de las características que puede utilizar  en una PBX alojada.

Funciones de correo de voz a correo electrónico

Si usted es el tipo de hombre de negocios que está constantemente en movimiento, entonces la habilitación de esta característica sin duda le beneficiará. Con el de correo de voz a correo electrónico va a poder recibir el correo de voz al instante en su dispositivo móvil preferido. Esto te ayudará mucho en caso de que estés en medio de una reunión importante y, al mismo tiempo, esperando una llamada importante. Puedes comprobar fácilmente tu teléfono para verificar el remitente.

Menús del teléfono (IVR)

Esta es una de las grandes características de tener una centralita virtual. Usted puede personalizar su menú telefónico de acuerdo a su preferencia. Se pueden ofrecer múltiples opciones a la persona que llama, como hablar con un agente, dejar un mensaje de voz, obtener información e incluso transferir a un submenú.

Contestadores automáticos

Imagínese que alguien contesta a las llamadas telefónicas por usted en mitad de la noche. Y lo que es mejor, con la centralita telefónica alojada, sus clientes no tienen que esperar a que alguien responda a su llamada, ya que una operadora automática responderá rápidamente a sus consultas.

Cola de llamadas, desvío y grabación

  •    Una cola de llamadas coloca las llamadas entrantes en una línea mientras el receptor está ocupado atendiendo otras llamadas. Como las llamadas se colocan en el orden en que se han recibido, le permite atender a sus clientes con eficacia.
  •     El desvío de llamadas, cuando se activa, simplemente le permite redirigir las llamadas entrantes a otro número de teléfono que usted prefiera. Esto es útil en caso de que esté fuera de la oficina pero quiera seguir en contacto con sus clientes.
  •     La grabación de llamadas significa simplemente grabar las conversaciones que eventualmente puede almacenar como archivos digitales para su futura referencia.

Sala de conferencias

Una sala de conferencia permite que varios participantes se unan a una sala virtual, y se comuniquen de forma remota con el resto del equipo. Esta es una característica muy eficiente de la PBX virtual, especialmente en empresas de gran escala.

Y además.

  • NEnrutamiento avanzado de llamadas
  • NLlamadas de audio, conferencia y videoconferencia
  • NAsistente automático
  • NHorarios
  • NGrabación de llamadas
  • NInformes y análisis de llamadas
  • NNúmeros de teléfono geográficos virtuales
  • NGrupos de Salto
  • NAplicaciones móviles y de escritorio
  • NVideoconferencia

Diferencias entre una centralita local y una centralita Virtual

Los sistemas telefónicos locales fueron una gran opción si se tenia la infraestructura, el presupuesto y los recursos para administrarlos. Sin embargo, es importante tener en cuenta el coste inicial y los costes continuos de implementar y mantener este tipo de PBX.

Los sistemas PBX alojados o centralitas virtuales, ofrecen una alternativa rentable que permite a las empresas disponer de la infraestructura en la nube facilitando un sistema telefónico empresarial totalmente integrado.

Los sistemas PBX tradicionales e IP suelen cubrir las comunicaciones de voz. Sin embargo, las empresas en estos días están buscando soluciones que ofrezcan funcionalidad omnicanal para adaptarse a las cambiantes tendencias tecnológicas, como las Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS).

Las soluciones de UCaaS combinan todas las funcionalidades y características de las centralitas telefónicas virtuales, con características avanzadas como videoconferencias, mensajería, etc. En una plataforma totalmente integrada que unifica las comunicaciones.

PBX Física
Coste Inicial
Requiere un alto coste inicial para los componentes de hardware y la instalación.
Coste de Mantenimiento
Caro de mantener y requiere la experiencia de un departamento de TI interno.
Coste de Escalado
Alto coste necesario para escalar el sistema PBX
Coste de Personal
Es responsabilidad del departamento de TI el garantizar las actualizaciones de software
Centralita Virtual
Coste Inicial
Bajos coste en hardware o instalación in situ. Todo lo que necesita es un dispositivo habilitado para Internet para acceder a la plataforma.
Coste de Mantenimiento
Bajo coste de mantenimiento, el proveedor de servicios mantiene los servidores y el hardware.
Coste de Escalado
Fácil de escalar hacia arriba o hacia abajo, agregar números de teléfono o funciones avanzadas es simple.
Coste de Personal
De las actualizaciones de software se encarga el proveedor, en este caso Adiptel.